Irgendwann reicht Outlook nicht mehr. Du willst eine Mail an 500, 5.000 oder 50.000 Leute schicken: den Newsletter, eine Ankündigung, ein Angebot. Wenn du das mit „An“ und „BCC“ versuchst, wirst du schnell merken, dass der Mailserver bremst, die Mails im Spam landen oder du rechtlich auf dünnem Eis stehst.
Dieser Artikel erklärt, was beim Massenversand zählt: was du darfst, was dein Absender technisch mitbringen muss und welche Wege es gibt, von der fertigen Newsletter-Software bis zum reinen Versanddienst für wenige Cent pro tausend Mails. Er richtet sich an alle, die eine eigene Website betreiben und regelmäßig an eine größere Liste schreiben.
Kurz zur Quelle: Preise und Grenzen stammen von den Seiten der Hersteller, die Regeln für Gmail von der Google-Hilfe, die Gesetzestexte von gesetze-im-internet.de. Stand ist Oktober 2026.
Was eigentlich „Massen-E-Mail“ ist
Gemeint ist jede Mail, die inhaltlich gleich an viele Empfänger geht. Mit „Spam“ hat das zunächst nichts zu tun. Newsletter, Kundeninfos und Einladungen sind Massenmails. Zu Spam werden sie erst, wenn die Empfänger sie nicht wollten.
Wichtig ist die Unterscheidung zu Mails, die ein Ereignis auslöst, etwa eine Bestellbestätigung oder ein Passwort-Link. Solche Transaktionsmails brauchen einen anderen, zuverlässigen Versandweg und sollten nie im selben Strom mit einer Werbekampagne laufen.
Was rechtlich gilt
Für Werbe-E-Mails verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG die vorherige ausdrückliche Einwilligung der Empfänger. Eine Ausnahme gilt nach Absatz 3 für Bestandskunden: Hast du die Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung bekommen und wirbst für ähnliche eigene Produkte, darfst du schreiben, solange der Kunde nicht widersprochen hat und bei jeder Mail klar auf die Abmeldung hingewiesen wird.
Außerdem muss laut § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG eine gültige Adresse vorhanden sein, an die der Empfänger die Aufforderung richten kann, solche Nachrichten einzustellen, und der Absender darf nicht verschleiert sein. In der Praxis heißt das: klarer Absendername, Impressum und ein Abmeldelink in jeder Mail. Hinzu kommt die DSGVO, nach der du die Einwilligung nachweisen können musst (Art. 7 Abs. 1). Deshalb ist das Double-Opt-in mit Bestätigungsmail der übliche Weg. Das ist keine Rechtsberatung.
Gekaufte oder gesammelte Adresslisten sind keine Einwilligung. Lass die Finger davon.
Was dein Absender technisch braucht
Gmail hat seit dem 1. Februar 2024 feste Regeln für Absender, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Adressen schicken. Laut Google-Hilfe musst du dann:
- SPF und DKIM für deine Absender-Domain einrichten und zusätzlich DMARC (die Richtlinie darf auf „none“ stehen),
- die vom Absender gemeldete Spam-Rate unter 0,30 % halten,
- in Marketing-Mails eine Abmeldung mit einem Klick anbieten und einen gut sichtbaren Abmeldelink in den Text setzen.
Die Anforderung gilt formal ab 5.000 Mails am Tag. Für kleine Listen ist sie trotzdem ein gutes Muster: Google empfiehlt, SPF, DKIM und DMARC immer einzurichten, und für alle Absender gilt mindestens SPF oder DKIM. Die Einträge legst du bei dem Anbieter an, der deine Domain verwaltet. Gute Newsletter-Dienste führen dich Schritt für Schritt durch.
Nutze außerdem eine eigene Absenderadresse mit deiner Domain, nicht eine kostenlose Gmail-Adresse als Absender. Mails, die „von Gmail“ kommen, aber über fremde Server laufen, sind genau das, was die DMARC-Regeln abfangen sollen.
Drei Wege zum Massenversand
1. Ein Newsletter-Dienst
Das ist für die meisten der richtige Weg. Dienste wie Brevo, MailerLite oder rapidmail bringen Listenverwaltung, Anmeldeformular, Editor, Abmeldung und Statistiken mit. Die Versandgrenzen im Gratis-Tarif unterscheiden sich allerdings:
| Dienst | Gratis-Grenze | Bezahlt ab |
|---|---|---|
| Brevo | 300 Mails pro Tag | 7 € pro Monat für 5.000 Mails |
| MailerLite | 2.500 Mails pro Monat, 250 Abonnenten | 12 US-Dollar pro Monat |
| Mailchimp | 500 Sendungen pro Monat, höchstens 250 pro Tag | laut Preisseite etwa 12 € pro Monat |
| Mailjet | 6.000 Mails pro Monat, 200 pro Tag, 1.000 Kontakte | 9 US-Dollar pro Monat für 8.000 Mails |
| rapidmail | erster Versand an bis zu 2.000 Kontakte kostenlos | 15 € pro Monat zzgl. USt. (500 Kontakte) |
Achte auf die Tageslimits. Bei Brevo erreicht eine Kampagne an 1.000 Leute an einem Tag nur 300 von ihnen, den Rest musst du von Hand nachschicken.
2. Ein WordPress-Plugin mit eigenem Versanddienst dahinter
Plugins wie MailPoet oder Newsletter verwalten die Liste in deinem Backend. Das Plugin „Newsletter“ erlaubt laut Beschreibung unbegrenzt viele Abonnenten und Newsletter, die Versandgeschwindigkeit lässt sich von 12 Mails pro Stunde bis zum Maximum deines Servers einstellen, und die Ein-Klick-Abmeldung ist enthalten. MailPoet nutzen laut wordpress.org mehr als 500.000 Seiten, in der kostenlosen Version bis zu 1.000 Abonnenten.
Wichtig: Schick große Mengen nicht über den normalen Webserver deines Hosters. Dort teilst du dir in der Regel die IP-Adresse mit anderen Kunden. Frag bei deinem Hoster nach, ob und wie viele Mails pro Stunde erlaubt sind. Lass das Plugin besser über einen Versanddienst laufen. MailPoet nennt dafür den eigenen Dienst oder Amazon SES, und beim Newsletter-Plugin gibt es ein SMTP-Add-on, das mit externen Diensten arbeitet.
3. Ein reiner Versanddienst
Amazon SES berechnet laut Preisseite 0,10 US-Dollar pro 1.000 ausgehende Mails. Zehntausend Mails im Monat kosten damit rechnerisch einen Dollar plus Anhänge. Der Haken: SES ist kein Newsletter-Programm. Es gibt dort keinen Editor und keine Listenverwaltung, du brauchst also ein Plugin oder eine Software davor und musst Domain-Einträge selbst setzen. Das lohnt sich bei großen Listen und wenn du technisch fit bist.
Ähnlich funktioniert Mailjet mit SMTP-Zugang und Programmierschnittstelle schon im Gratis-Tarif (6.000 Mails im Monat). SendGrid ist keine Option mehr für den Einstieg: Der kostenlose Tarif wurde 2025 eingestellt, neue Konten bekommen eine einmalige Testphase von 60 Tagen.
Was die Zustellung verbessert
- Liste sauber halten. Wer seit einem Jahr nichts geöffnet hat, fliegt raus. Das senkt die Zahl der Spam-Meldungen.
- Langsam hochfahren. Fang mit deinen aktivsten Kontakten an und steigere die Menge über mehrere Versände. Eine neue Domain, die plötzlich 20.000 Mails verschickt, fällt auf.
- Text und Bild im Gleichgewicht. Reine Bildmails und mit Großbuchstaben geschriebene Betreffzeilen wirken auf Spamfilter verdächtig.
- Testen, bevor du sendest. Eine Test-Mail an deine eigenen Adressen bei Gmail, Web.de und GMX zeigt dir, wo sie landet.
Meine Empfehlung
Für die allermeisten Websites gilt: Nimm einen Newsletter-Dienst, richte SPF, DKIM und DMARC ein und fang mit dem Gratis-Tarif an. Wenn deine Liste in die Tausende wächst und du die Kosten drücken willst, kannst du später auf Plugin plus Versanddienst umsteigen. Eine Übersicht zu den Anbietern findest du im Artikel E-Mail-Marketing-Dienste im Vergleich, und wie du einen Autoresponder einrichtest, steht in Autoresponder kostenlos.
Häufige Fragen
Kann ich einen Newsletter einfach per BCC verschicken?
Technisch geht das, ist aber keine gute Idee. Es gibt keine automatische Abmeldung, keine Statistik, und ein Fehler bei der Adressliste macht schnell alle Empfänger für alle sichtbar. Ein Newsletter-Dienst nimmt dir das ab.
Ab wann muss ich Gmails Regeln für große Absender beachten?
Die verschärften Pflichten gelten laut Google für Absender, die mehr als 5.000 Nachrichten pro Tag an Gmail-Konten schicken. SPF oder DKIM sollten aber alle Absender einrichten.
Darf ich Kunden ohne Einwilligung Werbung schicken?
Nur unter den engen Bedingungen von § 7 Abs. 3 UWG: Adresse aus einem Verkauf, Werbung für ähnliche eigene Produkte, kein Widerspruch und ein klarer Hinweis auf die Abmeldung. Im Zweifel hol dir eine Einwilligung ein.