Anfragen in der Mailbox, Notizen auf dem Handy, Angebote in Ordnern und im Kopf die Frage, wem du eigentlich noch antworten wolltest. Solange du fünf Kunden hast, funktioniert das. Bei zwanzig offenen Gesprächen vergisst du etwas, und meistens ist es genau der Auftrag, der kurz vor dem Abschluss stand.
Dafür gibt es Vertriebssoftware, meist als CRM bezeichnet. Sie sammelt Kontakte, zeigt, in welcher Phase jeder Interessent steckt, und erinnert dich an den nächsten Schritt. Dieser Artikel richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige in Deutschland und vergleicht fünf Lösungen, mit Preisen von den Herstellerseiten und einem ehrlichen Blick auf Datenschutz und Sprache.
Kurz zur Quelle: Alle Angaben stammen von den Seiten der Hersteller, abgerufen im Oktober 2026. Preise ändern sich oft, vor allem Rabatte. Prüfe sie vor dem Kauf auf der Herstellerseite.
Was ein kleines Unternehmen wirklich braucht
Die meisten CRM-Seiten zählen hundert Funktionen auf. Für den Start brauchst du vier:
- Kontakte und Firmen an einem Ort, mit Verlauf der Gespräche.
- Eine Pipeline: Spalten wie „Anfrage“, „Angebot“, „Verhandlung“ und „Gewonnen“, in denen du Vorgänge verschiebst.
- Aufgaben und Erinnerungen, damit nichts liegen bleibt.
- E-Mail-Anbindung, damit du Mails nicht von Hand ins System kopierst.
Alles darüber hinaus, also Automatisierungen, Prognosen oder KI-Assistenten, kannst du später dazubuchen. Dazu kommt eine Frage, die in Deutschland nicht fehlen darf: Wo liegen die Daten deiner Kunden, und bekommst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Bei Namen, Telefonnummern und Gesprächsnotizen handelt es sich um personenbezogene Daten.
Die Übersicht
| Lösung | Kostenlos? | Preis ab (pro Nutzer und Monat) | Testzeitraum |
|---|---|---|---|
| Pipedrive | nein | 14 € (Lite, jährliche Zahlung, netto) | 14 Tage, ohne Kreditkarte |
| HubSpot | ja, dauerhaft | 7 € (Starter, derzeit rabattiert, jährliche Zahlung) | Gratis-Version |
| Zoho CRM | ja, bis 3 Nutzer | Preis auf der Herstellerseite | kostenlose Testversion |
| Salesforce Starter Suite | nein | 25 € (Ausgangspreis) | kostenlos testen |
| weclapp | nein | 39 € (ERP Starter, netto) | 30 Tage |
Pipedrive: das Pipeline-Werkzeug
Pipedrive dreht sich um die Pipeline. Du siehst auf einen Blick, welche Vorgänge in welcher Phase stehen, und ziehst sie per Maus weiter. Laut Hersteller lassen sich die Phasen an den eigenen Ablauf anpassen. Dazu kommen Lead-Verwaltung, Berichte, Prognosen und ein KI-Vertriebsassistent.
Die Preise pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, ohne Mehrwertsteuer: Lite 14 Euro, Growth 39 Euro, Premium 59 Euro, Ultimate 79 Euro. Für den Start fehlt in Lite die vollständige E-Mail-Synchronisierung mit Tracking, sie gehört laut Preisseite erst zu Growth. Das ist für viele der eigentliche Einstiegsplan. Du kannst 14 Tage testen, ohne Kreditkarte.
Zum Serverstandort steht auf der Preisseite nichts. In der Pipedrive-Community schreibt Pipedrive selbst, es gebe Rechenzentren in Europa, könne aber nicht zusichern, dass die Daten ausschließlich in der EU bleiben, weil US-Dienstleister beteiligt sind. Wer das genau wissen muss, schaut ins Trust Center.
Für wen? Für Selbstständige und Teams, die Verkauf als Prozess sehen und eine klare, aufgeräumte Oberfläche wollen.
HubSpot: kostenlos starten
HubSpot ist für kleine Unternehmen vor allem wegen der kostenlosen Version interessant. Sie enthält laut Preisseite die Verwaltung von Kontakten, Unternehmen und Deals, die Nachverfolgung der Aktivitäten im Team und die Synchronisierung mit anderen Apps. Das reicht für den Anfang überraschend weit.
Die Bezahlstufen liegen deutlich höher: Starter kostet 7 Euro pro Monat und Lizenz bei jährlicher Abrechnung, die Seite weist diesen Preis aber als zeitlich begrenzten Rabatt von 65 Prozent aus. Den regulären Preis nennt sie dort nicht. Professional kostet 90 Euro und Enterprise 175 Euro pro Monat und Lizenz. Dazwischen liegt eine große Lücke. Wer mehr als die Gratis-Funktionen braucht, sollte rechnen, bevor er sich an die Plattform gewöhnt.
Für wen? Für alle, die ein CRM erst einmal ausprobieren und nichts zahlen wollen.
Zoho CRM: kostenlos für drei Nutzer
Auch Zoho bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan an, und zwar für drei Benutzer. Für kleine Teams ist das eine ernsthafte Alternative zu HubSpot. In der Gratis-Edition kannst du laut Seite unter anderem Daten aus Tabellen importieren und bis zu zehn eigene E-Mail-Vorlagen anlegen.
Die Bezahlpreise zeigt Zoho abhängig von deinem Standort an, beim Abruf in Dollar und in Rupien, nicht in Euro. Deshalb nenne ich hier keine Zahl. Auf der Preisseite siehst du den Preis in deiner Region. Zum Datenstandort zeigt die Hilfe von Zoho eine eigene EU-Region. Details dazu, wo genau sie liegt, nennt die Preisseite nicht. Frag vor dem Einsatz nach.
Für wen? Für kleine Teams, die viel anpassen wollen und mit einer vollen Oberfläche leben können.
Salesforce Starter Suite: der Branchenriese in klein
Salesforce ist die große Marke unter den CRMs. Für kleine Unternehmen gibt es die Starter Suite ab 25 Euro pro Benutzer und Monat. Dazu steht auf der Seite der Hinweis, dass es sich um einen Ausgangspreis handelt und Transaktionsgebühren anfallen. Die nächste Stufe, die Pro Suite, kostet 100 Euro. Abgerechnet wird monatlich oder jährlich.
Die Software ist mächtig, und genau das ist für ein Ein-Personen-Unternehmen oft zu viel. Sie lohnt sich eher, wenn du absehbar wächst und später mehr brauchst.
weclapp: deutsche Cloud-Software mit CRM-Baustein
weclapp aus Kitzingen ist streng genommen kein reines CRM, sondern eine ERP-Lösung, in der CRM, Auftragsverwaltung, Projekte, Buchhaltung und Lager als Bausteine stecken. Laut Hersteller liegen die Daten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Das ist ein klarer Vorteil für alle, die bei Kundendaten auf Nummer sicher gehen wollen.
Die Preise sind netto und gelten pro Nutzer und Monat: ERP Starter 39 Euro, ERP Dienstleistung 86 bis 95 Euro, ERP Handel 163 bis 179 Euro. Welche der beiden Zahlen für jährliche und welche für monatliche Zahlung gilt, geht aus der Seite nicht eindeutig hervor. Einzellizenzen wie das CRM ab 68 Euro gibt es nur zusätzlich zu den Paketen Dienstleistung oder Handel. Ein 30-Tage-Test ist kostenlos und unverbindlich.
Für wen? Für wachsende Betriebe, die Angebote, Rechnungen und Vertrieb in einem System haben wollen und deutsche Server bevorzugen. Für reines Anfragen-Sortieren ist es überdimensioniert.
Meine Empfehlung
- Du willst nur anfangen und nichts ausgeben: HubSpot oder Zoho in der kostenlosen Version. Teste beide eine Woche mit echten Kontakten.
- Du verkaufst aktiv und denkst in Phasen: Pipedrive, vermutlich ab Growth wegen der E-Mail-Synchronisierung.
- Dir ist ein deutscher Standort wichtig oder du willst alles in einem System: weclapp.
- Du planst ein größeres Team: sieh dir Salesforce an, aber erst, wenn du wirklich so weit bist.
Unabhängig vom Anbieter gilt: Importiere keine Kontakte, bevor du den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geklärt hast, und lege fest, wer welche Daten sieht. Wechseln ist möglich, aber mühsam. Wähle deshalb eines aus und bleib mindestens ein Jahr dabei.
Häufige Fragen
Reicht eine Tabelle nicht?
Für den Anfang oft schon. Ein CRM lohnt sich, wenn du Erinnerungen, einen Mailverlauf und eine Pipeline brauchst oder mehrere Personen am selben Kundenstamm arbeiten.
Ist ein CRM mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung hast und weißt, wo die Daten liegen. Das ist keine Rechtsberatung. Lass die Datenschutzerklärung im Zweifel prüfen.
Gibt es das alles auf Deutsch?
Die Websites der fünf Anbieter gibt es auf Deutsch. Ob die Programme selbst vollständig übersetzt sind, solltest du im Test prüfen.