Wer allein oder zu zweit ein Geschäft führt, verliert die Zeit selten an die großen Aufgaben. Sie versickert in Kleinkram: Rechnungen abtippen, Terminvorschläge per Mail hin- und herschicken, das Passwort suchen, nachrechnen, wie viele Stunden das Projekt wirklich gekostet hat. Dafür gibt es Werkzeuge, und die meisten kosten wenig oder nichts.
Ich stelle dir sechs vor, die jeweils eine konkrete Aufgabe erledigen. Keine Riesensoftware, die du erst wochenlang einrichten musst, sondern Dinge, die du an einem Nachmittag ausprobierst. Dabei achte ich auf drei Punkte, die für Unternehmen in Deutschland zählen: deutsche Oberfläche, Datenschutz und was am Ende tatsächlich auf der Rechnung steht.
Kurz zur Quelle: Preise und Funktionen stammen von den Seiten der Hersteller, die Plugin-Zahlen aus dem Verzeichnis auf wordpress.org. Stand ist Oktober 2026. Preise ändern sich, schau vor dem Kauf noch einmal nach.
Die Übersicht
| Aufgabe | Werkzeug | Kostenlos nutzbar? | Bezahlt ab |
|---|---|---|---|
| Rechnungen und Buchhaltung | lexoffice | 30 Tage Test | 7,90 € netto im Monat |
| Passwörter | Bitwarden | ja | 19,80 US-Dollar im Jahr |
| Zeiterfassung | Clockify | ja, mit Grenzen | Preise auf der Herstellerseite |
| Terminbuchung | Cal.com | ja, für eine Person | 12 US-Dollar pro Nutzer im Monat |
| Aufgaben und Projekte | Trello | ja, mit Grenzen | 5 US-Dollar pro Nutzer im Monat |
| Newsletter und Kundenmails | Brevo | ja, mit Grenzen | 9 US-Dollar im Monat |
Rechnungen und Buchhaltung: lexoffice
Hier steckt bei den meisten die größte Zeitfresserei. lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware aus Deutschland, gemacht für Selbstständige und kleine Firmen. Du schreibst Rechnungen und Angebote, verbindest dein Geschäftskonto, ordnest Zahlungen den Rechnungen zu und gibst am Ende die Daten an deinen Steuerberater weiter.
Es gibt vier Stufen, S bis XL. Wichtig: Die kleinste Stufe S (7,90 Euro netto im Monat) enthält Belege und Bankanbindung, aber keine Rechnungsstellung. Wer Rechnungen schreiben will, braucht mindestens M für 12,90 Euro netto im Monat. In den ersten drei Monaten gibt es einen Rabatt, danach zahlst du den vollen Preis. Vorher kannst du 30 Tage kostenlos testen, und zwar mit dem Umfang der größten Stufe.
Meine Empfehlung: Wenn du bisher Rechnungen in Word schreibst, ist das der Wechsel mit dem größten Effekt. Frag aber vorher deinen Steuerberater, ob er mit lexoffice arbeitet oder welches Programm er lieber sieht. Das erspart später doppelte Arbeit.
Passwörter: Bitwarden
Ein Passwort für alles ist ein Risiko, zwanzig Zettel sind keine Lösung. Ein Passwortmanager merkt sich lange, zufällige Passwörter für jeden Dienst, und du musst dir nur noch ein Hauptpasswort merken.
Bitwarden ist quelloffen. Der kostenlose Tarif speichert unbegrenzt viele Passwörter auf unbegrenzt vielen Geräten, bringt einen Passwortgenerator mit und erlaubt die Anmeldung in zwei Schritten. Premium kostet 19,80 US-Dollar im Jahr, das Familienpaket für bis zu sechs Personen 47,88 US-Dollar im Jahr. Wer seine Daten lieber ganz in der eigenen Hand hat, kann Bitwarden auch auf einem eigenen Server betreiben. Ob Bitwarden Server in der EU anbietet, nennt die Preisseite nicht. Für Kundendaten solltest du das vor dem Einsatz im Team klären.
Zeiterfassung: Clockify
Viele Selbstständige schätzen ihren Aufwand pro Kunde und liegen damit erstaunlich oft daneben. Mit einer Zeiterfassung siehst du, welches Projekt sich lohnt und welches nicht.
Clockify bietet im kostenlosen Tarif unbegrenzte Zeiterfassung, unbegrenzte Projekte, Zeitnachweise, Kalender und Apps. Berichte sind auf einen Monat Zeitraum begrenzt und lassen sich im Gratis-Tarif nur als PDF exportieren. Abrechenbare Stundensätze und Rechnungen gehören nicht dazu. Für den Anfang reicht das, denn du willst zuerst nur wissen, wohin die Stunden gehen. Die Preise der bezahlten Tarife stehen auf der Herstellerseite.
Terminbuchung: Cal.com
„Wann passt es dir?“ ist die teuerste Frage im Mailverkehr, weil sie drei Antworten auslöst. Mit einer Buchungsseite suchen sich Kunden selbst einen freien Termin aus. Cal.com verbindet sich mit deinem Kalender, prüft deine freien Zeiten und trägt gebuchte Termine ein.
Die Version für Einzelpersonen ist laut Preisseite dauerhaft kostenlos. Für Teams verlangt Cal.com 12 US-Dollar pro Nutzer im Monat. Auf der Sicherheitsseite nennt der Anbieter ausdrücklich, dass du den Speicherort der Daten zwischen USA und EU wählen kannst. Für Kunden in Deutschland ist das ein Pluspunkt.
Auf deine WordPress-Seite bringst du die Buchungsseite am einfachsten als Link hinter einem Button wie „Termin vereinbaren“. Alternativ kannst du den Einbettungscode von Cal.com in eine Seite setzen, wenn dein Editor eigenes HTML erlaubt. Die Optionen dafür findest du in der Hilfe des Anbieters.
Aufgaben und Projekte: Trello
Trello arbeitet mit Karten auf Tafeln: „Zu tun“, „In Arbeit“, „Erledigt“. Das klingt banal, funktioniert aber, weil du auf einen Blick siehst, was ansteht. Der kostenlose Tarif erlaubt laut Preisseite bis zu 10 Tafeln und 10 Mitarbeitende pro Arbeitsbereich. Der Tarif Standard kostet 5 US-Dollar pro Nutzer im Monat bei Jahreszahlung und hebt unter anderem die Grenze bei den Tafeln auf.
Wenn du ganz allein arbeitest, tut es auch eine Notizliste. Trello lohnt sich ab dem Moment, an dem eine zweite Person mitarbeitet oder du mehrere Kundenprojekte parallel jonglierst.
Newsletter und Kundenmails: Brevo
Brevo verschickt Newsletter und automatische Mails, etwa eine Willkommensmail nach der Anmeldung. Laut Preisseite gibt es einen kostenlosen Tarif mit 500 Kontakten und 5.000 Mails im Monat. Der Tarif Starter beginnt bei 9 US-Dollar im Monat, bei Jahreszahlung 8,08 US-Dollar.
Für WordPress gibt es ein offizielles Plugin von Brevo mit über 100.000 aktiven Installationen. Es wurde zuletzt im Juni 2026 aktualisiert, als „getestet bis“ steht dort allerdings noch WordPress 6.9. Teste es also erst auf einer Kopie deiner Seite, wenn du bereits mit WordPress 7.1 arbeitest. Wo die Daten liegen und wie du den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt, erklärt Brevo auf seiner Datenschutzseite. Die gehört zur Pflichtlektüre, bevor du die erste Adresse importierst.
So wählst du aus, ohne dich zu verzetteln
- Fang mit dem größten Ärgernis an. Bei den meisten sind das Rechnungen oder Termine.
- Nimm erst den kostenlosen Tarif. Bezahl, wenn dir eine bestimmte Funktion fehlt, nicht auf Verdacht.
- Prüf den Datenschutz. Sobald Namen oder Mailadressen von Kunden im Spiel sind, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und solltest wissen, wo die Daten liegen.
- Ein Werkzeug pro Aufgabe. Zwei Terminplaner oder zwei Aufgabenlisten sparen keine Zeit.
Das hier ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Buchhaltung und Datenschutz lohnt sich ein kurzer Blick von jemandem, der das beruflich macht.
Fazit
Wenn ich nur eines herausgreifen müsste, wäre es die Buchhaltung, weil dort Fehler am teuersten werden. Danach kommt der Passwortmanager, denn er kostet nichts und schützt vor dem peinlichsten Ausfall. Zeiterfassung, Terminbuchung, Aufgabenverwaltung und Newsletter fügst du hinzu, sobald du sie wirklich vermisst. Du musst nicht alle sechs nutzen. Du musst nur die Aufgabe finden, die dich gerade am meisten Zeit kostet.