Manche Projekte versteht man erst, wenn man sie sieht. Eine Liste mit 40 Aufgaben ist anstrengend. Dieselben Aufgaben als Karten in Spalten wie „Offen“, „In Arbeit“ und „Fertig“ erkennst du mit einem Blick. Genau das meint visuelles Projektmanagement: Aufgaben als Karten, Fortschritt als Bewegung von links nach rechts.
Für wen lohnt sich das? Für Selbstständige mit mehreren Kundenprojekten, für kleine Teams und für alle, die Redaktionspläne, Auftragsabläufe oder Umzüge im Griff behalten wollen, ohne gleich Projektmanagement-Schulungen zu besuchen. Ich vergleiche fünf Werkzeuge: Trello, monday.com, Asana, MeisterTask und die Open-Source-Lösung Kanboard.
Kurz zur Quelle: Preise und Angaben stammen von den Seiten der Hersteller, abgerufen im Oktober 2026. Bei mehreren Anbietern stehen die Preise in Dollar. Prüfe sie vor dem Kauf nach.
Kanban in zwei Minuten
Ein Kanban-Board besteht aus Spalten, die den Weg einer Aufgabe zeigen, und Karten, die Aufgaben darstellen. Du ziehst eine Karte per Maus von „Offen“ nach „In Arbeit“. Mehr braucht es im Kern nicht. Bei Kanboard gibt es zusätzlich WIP-Limits: Du legst fest, wie viele Aufgaben gleichzeitig in einer Spalte liegen dürfen. Das hilft gegen den Klassiker, zu viel auf einmal anzufangen.
Worauf du bei der Auswahl achtest:
- Wie viele Personen arbeiten mit? Viele kostenlose Pläne sind auf zwei bis zehn Personen begrenzt.
- Brauchst du mehr als Boards? Zeitleisten, Kalender und Berichte sind oft Teil der Bezahlpläne.
- Wo liegen die Daten? Aufgabenkarten enthalten schnell Kundennamen und Absprachen. Prüfe den Datenstandort und hole dir bei Bedarf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Ist die Oberfläche auf Deutsch? Für Teams ohne Technikerfahrung kein Nebenthema.
Die Übersicht
| Werkzeug | Kostenlos? | Bezahlplan ab (pro Nutzer und Monat, jährliche Zahlung) | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Trello | ja, bis 10 Mitarbeiter je Arbeitsbereich | 5 US-Dollar (Standard) | Boards, Listen, Karten |
| monday.com | ja, bis 2 Plätze | 9 € (Basic), Pläne ab 3 Nutzern | Preise in Euro |
| Asana | ja, bis 2 Nutzer | 10,99 US-Dollar (Starter) | Liste, Board und Kalender |
| MeisterTask | ja, bis 3 Projekte | 13,50 € (Pro, netto) | Server in Frankfurt |
| Kanboard | ja, Open Source | keine Lizenzkosten | selbst zu hosten |
Trello: der Klassiker für den Einstieg
Trello arbeitet mit Boards, Listen und Karten und ist damit das Werkzeug, das man nach fünf Minuten versteht. Der Free-Tarif ist laut Hersteller kostenlos für bis zu 10 Mitarbeiter pro Arbeitsbereich und enthält 250 Befehlsausführungen pro Monat für Automatisierungen. Dazu kommen benutzerdefinierte Hintergründe und Sticker.
Wer mehr braucht, zahlt bei jährlicher Abrechnung pro Nutzer und Monat 5 US-Dollar für Standard, 10 US-Dollar für Premium und 17,50 US-Dollar für Enterprise. Bei monatlicher Zahlung kostet Standard 6 und Premium 12,50 US-Dollar. Erweiterte Checklisten und benutzerdefinierte Felder gibt es erst ab Standard. Trello gehört zu Atlassian, das steht ausdrücklich auf der Preisseite.
Für wen? Für alle, die einfach anfangen wollen. Bei komplexen Projekten mit Abhängigkeiten stößt das Konzept irgendwann an Grenzen.
monday.com: viel Auswahl und Preise in Euro
monday.com rechnet in Euro ab, pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung: Basic 9 Euro, Standard 12 Euro, Pro 19 Euro. Steuern sind nicht enthalten, und die bezahlten Pläne beginnen laut Seite bei drei Nutzern. Das kostenlose Angebot ist auf zwei Plätze, drei Boards und drei Docs begrenzt. Zeitleiste, Gantt- und Kalenderansicht stecken im Standard-Plan, private Boards und Zeiterfassung im Pro-Plan. Bei der Kanban-Ansicht nennt die Seite nicht, in welchem Plan sie steckt. Teste das im Gratis-Konto.
Für wen? Für Teams ab drei Personen, die Boards mit Tabellenlogik, Zeitplänen und Berichten kombinieren wollen. Für einen einzelnen Selbstständigen ist es mehr, als du brauchst.
Asana: Aufgaben in Liste, Board oder Kalender
Asana lässt dich dieselben Aufgaben als Liste, Board oder Kalender anzeigen. Das Paket „Personal“ ist für bis zu zwei Nutzer dauerhaft kostenlos und enthält unbegrenzt viele Aufgaben und Projekte sowie über 100 Integrationen. Der Plan „Starter“ für kleine Teams kostet 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Starter enthält laut Seite KI-Funktionen, deren Nutzung über Credits begrenzt ist, und unbegrenzt viele kostenlose Gäste. So kannst du Kunden einladen, ohne dafür Lizenzen zu zahlen.
Für wen? Für Teams, die Projekte in Phasen mit Verantwortlichen und Fristen planen und nicht nur Karten verschieben.
MeisterTask: Server in Frankfurt
MeisterTask ist ebenfalls ein Kanban-Werkzeug. Der Pluspunkt für Unternehmen in Deutschland: Laut Hersteller stehen die Server in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, und die Seite nennt DSGVO und ein Zertifikat „Trusted Cloud“ des Bundeswirtschaftsministeriums. Den Firmensitz nennt die Preisseite nicht.
Der Free-Plan erlaubt unbegrenzt viele Aufgaben und Teammitglieder, aber nur drei Projekte. Pro kostet 13,50 Euro und Business 24 Euro pro Nutzer und Monat, jeweils ohne Mehrwertsteuer. Jährliche Abrechnung spart laut Seite bis zu 22 Prozent.
Für wen? Für kleine Teams, die Wert auf einen deutschen Datenstandort legen.
Kanboard: kostenlos und selbst gehostet
Kanboard ist Open Source unter MIT-Lizenz, kostenlos und bewusst schlicht gehalten. Du installierst es auf eigenem Webspace oder Server. Laut Hersteller bietet es Drag-and-drop-Boards, WIP-Limits, Filter, Unteraufgaben, Kommentare, Anhänge, Automatisierungen und mehr als 30 Sprachen. Anmelden lässt du dich per LDAP oder über Dienste wie Google oder GitHub.
Der Haken: Du kümmerst dich selbst um Installation, Updates und Sicherung. Voraussetzungen stehen in der Dokumentation unter docs.kanboard.org. Dafür bleibt alles auf deinem Server, ohne Vertrag mit einem Cloud-Anbieter.
Für wen? Für technisch Versierte, die Daten im Haus behalten wollen.
Meine Empfehlung
- Du arbeitest allein oder zu zweit: Starte mit Trello Free oder Asana Personal. Beides kostet nichts.
- Du brauchst einen deutschen Datenstandort: MeisterTask.
- Dein Team wächst und braucht Zeitpläne und Berichte: monday.com oder Asana, nach einem Test mit echten Aufgaben.
- Du hast eigenen Webspace und willst nichts zahlen: Kanboard.
Mein Tipp: Leg das Board nicht zu detailliert an. Vier Spalten reichen. Wenn dein Board nach einer Woche niemand mehr pflegt, liegt es fast nie am Werkzeug, sondern an zu viel Aufwand.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Gantt?
Kanban zeigt, in welchem Zustand Aufgaben sind. Ein Gantt-Diagramm zeigt Aufgaben auf einer Zeitachse mit Abhängigkeiten. Für Zeitpläne brauchst du meist einen Bezahlplan, bei monday.com zum Beispiel ab Standard.
Reicht ein kostenloses Tool?
Für ein bis zwei Personen und überschaubare Projekte meistens ja. Die Grenzen sind je nach Anbieter Plätze, Projekte oder Boards.
Gehören Kundendaten in ein Board?
Wenn Karten personenbezogene Daten enthalten, brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das ist keine Rechtsberatung. Halte Karten schlank und schreib vertrauliche Details lieber an anderer Stelle auf.